“Non c’è una seconda occasione, per fare una buona prima impressione” diceva Oscar Wilde. Se ci pensiamo, questo assunto è più o meno radicato dentro ognuno di noi. Non è forse vero che, tendenzialmente, siamo portati a prodigarci per far sì che l’avvio di ogni nostra relazione, progetto o esperienza, possa essere sempre il più brillante possibile? All’inizio – di ogni cosa – diamo il meglio di noi. È naturale e funzionale. Ecco perché anche in ambito aziendale, programmare e curare nei dettagli i primi passi di un neoassunto nel suo nuovo ecosistema lavorativo risulta strategico: si tratta di un’occasione irripetibile per plasmare in modo gratificante la sua nuova esperienza, facendo salire a bordo la nuova risorsa nei giusti modi e tempi. In questo, la tecnologia può darci una grossa mano. Ma procediamo per punti.
Se vogliamo parlare di digital onboarding, è necessario prima parlare di onboarding.
L’onboarding è un processo organizzato volto a semplificare l’inserimento e l’adattamento dei nuovi assunti in azienda. Il termine “onboarding” significa “all’imbarco”, è indica le dinamiche di accoglienza e integrazione del nuovo dipendente. L’onboarding va oltre il semplice benvenuto; include una serie di attività volte a far familiarizzare il neoassunto con persone, valori, cultura, processi e strumenti aziendali, evitando così che il nuovo arrivato abbia la sensazione di sentirsi abbandonato a sé stesso in un ambiente sconosciuto. Un buon onboarding motiva il dipendente, favorisce il senso di appartenenza e riduce lo stress; per l’azienda, parallelamente, facilita e velocizza quel percorso che condurrà la nuova risorsa verso la piena autonomia e produttività. Tutto questo si tradurrà, naturalmente, in un ridotto turnover. Le fasi dell’onboarding possono anticipare il primo giorno di lavoro, con attività di preonboarding, e continuare con la formazione, la socializzazione e un sistema di feedback continuo, anche oltre le prime settimane. Il processo coinvolge varie figure aziendali, tra cui i manager e i cosiddetti “buddy”, che offrono supporto e guida al nuovo dipendente. Capiamo ora in che modo, la tecnologia, può aiutarci nello strutturare questo processo, e per farlo, partiamo da una semplice domanda.
Che cos’è il digital onboarding?
Il digital onboarding rappresenta un approccio innovativo all’inserimento dei nuovi dipendenti in azienda, che utilizza strumenti e tecnologie digitali per ottimizzare ogni fase del processo. Questo metodo non solo facilita l’accesso alle informazioni necessarie ai neoassunti, ma migliora anche la loro esperienza iniziale. Attenzione: non va a sostituire l’elemento umano, ma lo integra, mettendo a frutto quel valore aggiunto distintivo di piattaforme online come Intranet e LMS (Learning Management System), software HR, e app specifiche.
Il digital onboarding è particolarmente utile quando si vuole:
• Sfruttare le tecnologie per migliorare l’efficacia e la sostenibilità del processo di onboarding.
• Garantire una formazione continua e accessibile ovunque e in qualsiasi momento, soprattutto in contesti di lavoro remoto o ibrido.
• Ridurre i costi e ottimizzare il tempo dedicato alle attività di onboarding, migliorando la produttività iniziale dei nuovi assunti.
Tra i vantaggi di un onboarding digitale, troviamo:
• Engagement – Il coinvolgimento dei neoassunti è potenziato attraverso strumenti interattivi e dinamici, come la gamification, che rendono l’apprendimento più stimolante.
• Maggiore produttività – Le risorse umane diventano produttive più rapidamente grazie all’accesso immediato a materiali formativi e informativi.
• Riduzione dei costi – L’onboarding digitale riduce i costi legati alla formazione tradizionale, ottimizzando l’uso delle risorse aziendali.
• Flessibilità temporale e spaziale – Il digital onboarding permette ai dipendenti di accedere alle informazioni necessarie indipendentemente dal luogo e dal momento, adattandosi meglio alle esigenze individuali.
Digital Inboarding e digital offboarding
Piattaforme e strumenti digitali, oltre ad agevolare il processo di salita a bordo delle risorse, sono strategici anche per favorirne la transizione e l’uscita. Il digital inboarding facilita infatti l’accesso a informazioni e formazione, offrendo flessibilità e tracciabilità, alle risorse che approdano a nuovi ruoli o funzioni all’interno della stessa azienda. Il digital offboarding, invece, automatizza la revoca degli accessi e raccoglie feedback in modo efficiente per le figure che si apprestano a lasciare l’azienda. Entrambi migliorano l’efficienza, la sicurezza e la gestione della documentazione.
In definitiva, onboarding, inboarding e offboarding, sia in modalità tradizionale che digitale, sono processi cruciali per la gestione efficace delle risorse umane. L’adozione di strumenti digitali migliora l’efficienza, riduce i costi e aumenta la soddisfazione dei dipendenti, facilitando la loro integrazione all’interno dell’ecosistema lavoro. Un approccio equilibrato, che combina attività digitali e interazioni umane (blended onboarding), garantisce un’esperienza positiva e produttiva per i dipendenti e ottimizza il valore per l’azienda.
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