Hai analizzato il turnover, raccolto i dati e preparato il report. Ora devi portarli in Consiglio di Amministrazione. Mentre costruisci le slide, però, il dubbio resta: il messaggio arriverà? La riunione si chiuderà con una decisione o con un «ne riparliamo»?
Per sentirti più sicuro aggiungi dettagli, chiedi un parere ai colleghi e continui a rivedere il file. Spesso il punto da chiarire viene prima dei grafici: quale decisione vuoi rendere possibile? Da questa domanda puoi costruire una presentazione più semplice da preparare e da seguire.
Dal report alla proposta
Il report documenta e permette di consultare dati, definizioni e dettagli. Una presentazione al CdA deve selezionare ciò che serve a valutare una proposta. Copiare il primo nelle slide rischia di lasciare al board il compito più difficile: capire che cosa conta e quale scelta fare.
Prima di aprire PowerPoint, scrivi tre righe seguendo la regola dei tre WHAT:
- What – Che cosa sta succedendo?
- So What – Perché conta per il business?
- Now What – Quale azione chiedi al Consiglio?
Se manca la rilevanza, i dati restano informazioni senza un legame chiaro con le priorità del board.
Se manca la richiesta, la discussione può essere interessante ma non arriva a una scelta.
Chiarire questi tre passaggi aiuta a capire quali contenuti tenere e quali spostare in appendice.
I tre WHAT collegano contenuto, rilevanza e azione.
Prima scegli come verranno usate le slide
Nel Lean Presentation Design distinguiamo le presentazioni da leggere in autonomia, o self-standing, da quelle da presentare dal vivo, o non self-standing.
Nel primo caso, le slide devono spiegarsi da sole: titoli che esprimono il messaggio, dati contestualizzati e grafici annotati. Nel secondo, supportano chi parla e possono risultare essenziali. Una slide troppo densa chiede alle persone di leggere mentre tu stai parlando; una troppo sintetica, inviata senza spiegazioni, lascia domande aperte.
Il documento supporta chi legge, la presentazione chi parla.
Se ti servono entrambi gli usi, puoi affiancare alle slide le note del relatore. Inserisci nelle note definizioni, fonti, ipotesi e dettagli di calcolo, poi prepara un PDF delle pagine note da lasciare al board. Controlla che tutto il testo sia visibile e leggibile. Avrai un supporto essenziale per la riunione e un documento utile da consultare dopo, senza sovraccaricare ogni slide.
Slide e note del relatore. Esempio ipotetico.
Cinque slide per costruire la proposta
Prendiamo il turnover della funzione commerciale. I numeri dell’esempio sono ipotetici: servono a mostrare la struttura, non descrivono un caso cliente. Cinque slide sono un punto di partenza, da adattare al tempo disponibile e alla decisione richiesta.
- Il messaggio e la decisione richiesta
Apri con il punto: «Il turnover commerciale è passato dall’11% al 19%: proponiamo un intervento mirato e chiediamo di approvarne il budget». Specifica i periodi del confronto e usa la stessa definizione di turnover. La differenza è di 8 punti percentuali, non dell’8%. Se indichi un costo, spiega come lo hai stimato: un numero senza metodo offre pochi elementi per valutare la proposta.
Se vuoi vedere come applicare questa logica, abbiamo raccolto quattro esempi illustrati di executive summary. - Il trend
Mostra un grafico con un messaggio chiaro e l’arco temporale necessario. Se il problema riguarda il commerciale, evita di affiancare dati di altre funzioni che non aiutano il confronto. Evidenzia dove cambia l’andamento: è da lì che può partire la discussione su ciò che è successo. - Le evidenze sulle cause
Distingui ciò che sai da ciò che stai ipotizzando. Incrocia exit interview, retribuzioni e dati sulle uscite, indicando fonti e limiti. Una correlazione può suggerire una spiegazione, ma non dimostra una causa. Il tempo necessario a coprire le posizioni, per esempio, può essere una conseguenza del turnover e contribuire al suo costo. Rendi visibile anche ciò che resta da verificare. - Le opzioni
Confronta due o tre scenari usando gli stessi criteri: costo, tempi, impatto atteso e rischi. Esplicita le ipotesi dietro le stime e che cosa potrebbe farle cambiare. Includi lo scenario «non interveniamo», così il board può valutare anche le conseguenze di mantenere la situazione attuale. - La raccomandazione
Torna alla richiesta iniziale: quale intervento proponi, quale budget serve, chi ne risponde ed entro quando. Indica quando misurare i risultati e con quali indicatori. Presentare le alternative è utile; raccomandare una strada e motivarla aiuta il Consiglio a scegliere.
Le cinque slide dello stesso caso. Dati ipotetici.
I tre WHAT applicati alle cinque slide per il CdA.
Un grafico deve rendere evidente il punto
La tabella esportata dal gestionale può richiedere molto lavoro a chi la guarda. Prima di intervenire sui colori, chiediti quale domanda deve aiutare a risolvere.
Usa un grafico per ogni messaggio. Ordina le barre per valore quando vuoi confrontare le funzioni; mantieni l’ordine cronologico quando vuoi leggere un trend. Soprattutto, metti la conclusione nel titolo: «Il turnover si concentra nel commerciale» orienta la lettura più di «Turnover per funzione», purché i dati sostengano quella conclusione.
Messaggio, ordine ed evidenza guidano la lettura.
Nella sezione Presentare i dati abbiamo raccolto altri esempi e tecniche per trasformare i dati in messaggi più immediati, ti lascio il riferimento alla sezione per accedere direttamente alle tecniche di data storytelling più aggiornate.
Il controllo prima della riunione
Rileggi soltanto i titoli delle slide: si capisce che cosa sta succedendo, perché conta e quale decisione chiedi?
Controlla poi che i numeri abbiano periodo, definizione e fonte e che la proposta specifichi responsabilità e tempi.
Se una slide non aiuta a capire, confrontare o decidere, spostala nel materiale di supporto. Il board avrà un percorso più chiaro e tu un criterio concreto per capire quando la presentazione è pronta.
